Estas son nuestras soluciones tecnológicas para

Ferias y Congresos / CRM de gestión global.

La herramienta que esperabas
para la gestión que necesitas.

Xpace©, es la única solución para la gestión de los eventos estándar del sector ferial.

Como características generales hay que precisar que funciona alojada en un servidor con acceso en modo web mediante usuario y contraseña, no estando limitado el número de usuarios concurrentes.

La aplicación funciona en tiempo real existiendo una única base de datos.

Es un CRM, ERP y CAD en una sola herramienta.

Una solución integral que permite gestionar eventos, pedidos, órdenes de montaje, facturación, además de una gestión de planos CAD.

Xpace©, un CRM concebido para eventos.

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Funcionalidades:

CRM

Garantiza con precisión el éxito de tu evento.

Xpace©, dispone de una utilidad CRM (Customer Relationship Management/Gestión de las relaciones con los clientes) que permite al departamento comercial a través de accesos on-line registrar las actividades que originarán las ventas del evento.

Esta utilidad, fusiona las bases de datos de la compañía, permite segmentarlas y sectorizarlas con el fin de establecer la comunicación con los potenciales clientes de nuestro evento.

Los comerciales disponen de históricos de todas las acciones que han realizado con sus clientes, visitas, llamadas, reuniones etc, y por supuesto realizar e-mailings ponderando las oportunidades de venta con probabilidades estimadas de cierre, metros cuadrados, fechas e importes.

Esta información se reporta de forma automática a los responsables del evento, teniendo en todo momento una visión precisa de la situación comercial.

La herramienta necesaria para garantizar el éxito del evento.

 

CAD

Gestiona facilmente los espacios disponibles.

Los espacios disponibles para su comercialización, han sido diseñados y ubicados, a través de la aplicación, por el departamento técnico mediante la gestión CAD que proporciona Xpace©, importando los planos arquitectónicos del recinto para una primera distribución de los stands.

Este será el único plano que compartirán los departamentos involucrados y que ira evolucionando en función de la comercialización del evento.

La gestión CAD de Xpace tiene entre otras las siguientes funcionalidades:

  • Trabaja mediante capas que se pueden ocultar o visualizar.
  • Se puede trabajar con sectores definidos previamente por el usuario.
  • Permite centrar el plano, deshacer, rehacer.
  • Se puede insertar texto, dibujar líneas, círculos, elipses, rectángulos, etc.
  • Permite insertar un módulo y después alinear, ampliar o fusionar con otros.
  • Admite acciones en los módulos como borrar, unir, dividir, rotar, etc.
  • El usuario puede seleccionar productos y servicios ubicándolos en el plano.

  • En la venta on-line accedemos al plano si interesa la ubicación exacta.
  • Se dispone de información sobre el módulo, el pabellón y total relativa al estado, metros, productos, etc.
  • Discrimina entre modular, diseño, canjea-bles y propios.
  • Tenemos en cada momento los stands libres, ocupados, reservados, así como los m2 y el porcentaje de cada concepto y pabellón.
  • Tiene herramientas para medir distancias exactas entre módulos.
  • Permite la impresión seleccionando la escala deseada.

 

ERP

Los expositores estarán bien atendidos.

El sector ferial requiere de sistemas de ERP específicos debido a sus particularidades.

Xpace©,permite a los comerciales realizar presupuestos digitales que se envían a los clientes para que puedan aceptar los contratos de forma on-line desde su oficina. Una vez firmado el contrato, el cliente pasa a ser expositor del evento, entrando de este modo en el ciclo de los departamentos encargados de la gestión de expositores y generándose de forma automática las claves de acceso para que el expositor pueda acceder a su área privada de gestión.

El expositor ha rellenado un formulario de contratación en web, ha decidido los metros cuadrados con los que quiere asistir y elige entre los espacios disponibles el que considera más apropiado. Además contrata un stand tipo modular al instante, realizando el pago mediante tarjeta de crédito por un terminal de pago seguro 100%.

Desde su navegador web, el expositor visualiza su stand de forma gráfica, su situación en el plano de la feria y tendrá a su disposición todos los productos y servicios que comercializa el evento para que pueda realizar la contratación en tiempo real. Por ejemplo, si ha adquirido un almacén, podrá situarlo en el plano e indicar la posición de la puerta y el sentido de apertura. De igual forma ubicará el cuadro eléctrico, tomas de agua, y elementos de mobiliario que más adelante facilitarán a las empresas de montaje del stand.

Automáticamente el sistema va generando un presupuesto de contratación de productos y servicios, para que lo valide el organizador y lo firme digitalmente el expositor.

De esta forma, el departamento de facturación recibe los pedidos aceptados de cada uno de los expositores, y emite desde Xpace© las correspondientes facturas que son enviadas digitalmente. En cuanto una factura es emitida, genera vencimientos de pago, que son controlados por el sistema, avisándonos con antelación de la caducidad de los mismos y lanzando automáticamente comunicados de deuda pendiente.

Toda la facturación y gestión de cobros generará los asientos contables pertinentes, pudiendo ser enlazados con su programa de contabilidad.

 

Órdenes de montaje:

Olvídate de los malos entendidos.

Los pedidos aceptados por los expositores van ligados a la generación de órdenes de montaje, bien sea para el departamento interno de montaje o para los diversos proveedores.

Los diferentes proveedores de servicios y productos disponen en Xpace© de un área privada en la que visualizan los planos técnicos junto con las órdenes de montaje que se generan de forma automática según los pedidos de los expositores.

Las órdenes de montaje contienen toda la información visual, con acotaciones en plano, que utilizará el montador antes del evento. Dado que el plano y las bases de datos son únicos y comunes no existen ambigüedades en los procesos de montaje (Los expositores, el organizador y los proveedores comparten la misma información). Esta información se reporta de forma automática a los responsables del evento, teniendo en todo momento una visión precisa de la situación comercial. La herramienta necesaria para garantizar el éxito del evento.

Órdenes de montaje:

Servicios al expositor:

Los expositores dispondrán de más servicios.

A través de su área privada on-line, los expositores podrán:

  • Consultar on-line sus pedidos, facturas y vencimientos.
  • Introducir e imprimir los pases de acceso al recinto del personal de su empresa.
  • Realizar invitaciones electrónicas a sus clientes evitando el envío en papel de invitaciones con el consiguiente ahorro económico.
  • Rellenar la ficha con los datos de su empresa, y clasificarla según la sectori-zación de la feria. Estos datos son los que aparecerán en el catálogo impreso y
    estarán en la página web del evento.

Tendrán disponible también la siguiente información:

  • Normativas y comunicados.
  • Relación de las facturas emitidas.
  • Relación de pagos pendientes.
  • Bonos descuento de transportes.
  • Solicitud de parking.
  • Horarios de montaje y desmontaje.
  • Información de actividades, jornadas y conferencias.
  • Workshops.